Hoe kan ik mijn facturen uploaden?

U kunt uw facturen via twee manieren uploaden. De eerste manier is door gebruik te maken van een computer, de tweede manier is door gebruik te maken van een telefoon.

Manier 1: computer

Van mij krijgt u via de mail een link waarbij u wordt doorgestuurd naar King Software. Nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord (die u van ons krijgt) heeft ingevoerd, komt u in het startscherm van King Software. Bovenaan het scherm ziet u het kopje ‘Financieel’. Als u hierop drukt, verschijnt er een klein menu. Druk in dit menu op ‘Digitaal Dossier’. Nu verschijnt er weer een klein menu met: ‘Inkoopfacturen’, ‘Overige dossierstukken’, ‘Toon volledig dossier’ en ‘Instellingen’. Per taak gaan wij bekijken hoe u dit aanpakt.

Uploaden van een inkoopfactuur

Om een inkoopfactuur te uploaden, drukt u op financieel -> Digitaal Dossier -> Inkoopfacturen -> Uploaden inkoopfacturen.

U komt nu in overzicht waarin u uw inkoopfacturen (In PDF) kunt uploaden. Dit kan op twee manieren.

• Manier 1: U sleept uw inkoopfacturen van uw computer in het venster waarin staat: ‘Sleep hier Pdf’s heen’.
• Manier 2: U drukt op ‘bestanden kiezen’ rechtsboven en u zoekt uw bestanden op via het venster dat verschijnt.

Als u dit heeft gedaan, krijgt u nu een venster waarin staat: ‘Kies een dossiersoort’. U kiest voor ‘Inkoopfactuur’ en drukt op ‘ok’.

Als u al uw inkoopfacturen heeft gesleept (manier 1) of geselecteerd (manier 2), dan drukt u linksboven op ‘verwerken’. Nu verschijnt wederom een venster. Nu drukt u op ‘ok’. De inkoopfacturen zijn nu opgeslagen in het dossier.

Manier 2: telefoon

U kunt uw inkoopbonnen (of facturen) ook via de telefoon uploaden in het digitaal dossier. Dit doet u door een foto te maken van de bon. Eerst downloadt u in de appstore of in de Play Store de app: ‘Muis Live App’. U komt nu in een loginscherm terecht. U vult de volgende gegevens in:

Domeincode: wak

Gebruikersnaam: (gebruikersnaam die u heeft ontvangen van ons via de mail om in te loggen)

Wachtwoord: (wachtwoord die u heeft ontvangen van ons via de mail om in te loggen of uw eigen gekozen wachtwoord)

Let op: uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn hetzelfde als in de online omgeving van King Software op de website.

U komt nu in het openingsscherm terecht. U drukt linksboven op ‘menu’ en u komt nu in een ander scherm terecht. In dit scherm drukt u op ‘Digitaal dossier’ en u geeft aan van welke dossierstuk u een foto wil maken, bijvoorbeeld ‘inkoopfactuur’. U verschijnt in een nieuw scherm. Bovenaan kunt u een omschrijving toevoegen aan de factuur. Dit is niet verplicht. Daaronder staat de knop: ‘maak foto’. U drukt op deze knop. (Voor de eerste keer verleent u King Software toestemming om foto’s te maken.) U maakt een duidelijke foto van de inkoopfactuur. Nu krijgt u een venster waarin de app de foto laat zien en waarin u kunt aangeven of de foto opnieuw moet of dat deze is goedgekeurd. Ik vraag aan u om te bekijken of de foto scherp is en dat alle gegevens kunnen worden afgelezen. Als uw foto goed is, drukt u nu op ‘ok’ en wordt de foto naar het digitaal dossier gezonden. Als de foto niet goed is drukt u op ‘opnieuw’ en kunt u een nieuwe foto maken. Vervolgens drukt u op ‘ok’. U bent nu klaar.

Inkoopfacturen bekijken

Om uw inkoopfacturen en andere gegevens te bekijken op de computer in het digitaal dossier, drukt u op: Financieel -> Digitaal dossier -> Toon volledig dossier. U komt nu in een nieuw venster terecht. Bij: ‘soort dossierstuk’ laat u weten welke dossierstuk u wilt zien, ik raad aan om te kiezen voor ‘Alle dossierstukken’ (helemaal onderaan in het venster). Rechts in het scherm ziet u de knop: ‘druk op enter’. Als u nu op deze knop drukt, verschijnen alle dossierstukken. In de zoekterm ‘Relaties’ kunt u ook aangeven van welke crediteur of debiteur u de facturen wil zien. Om het dossierstuk te zien, drukt u op de pdf-knop (in het kopje type).

Tot slot